Als ondernemer wil je graag grip op je onderneming hebben. Dan ben je namelijk met de goede dingen bezig om je doelen te halen. En niet onbelangrijk: dan slaap je het lekkerst! Een financieel jaarplan en een actie-/verbeterplan helpen je daarbij.
Als ondernemer heb je wellicht allerlei ideeën om je winstgevendheid te verhogen. Maar welke ideeën ga je uitvoeren en hoe zorg je ervoor dat deze niet ondersneeuwen in de dagelijkse gang van zaken? Als je inspiratie zoekt voor meer of betere ideeën, kun je mijn andere blogs in de serie ‘Winst verhogen’ lezen: 1- het verkrijgen van financieel inzicht, 2- mogelijkheden voor omzetverhoging, en 3- kostenverlaging. In deze blog lees je over 2 middelen waarmee je sturing kan geven aan al die ideeën: het financieel jaarplan en het actie-/verbeterplan.
-1- Financieel jaarplan
A. Opstellen van het jaarplan
Het financieel jaarplan is niets meer of minder dan een prognose van het komende jaar die je wilt behalen. Dit plan geeft invulling aan je financiële doelen. Vaak worden de historische cijfers als basis gebruikt, waarin je de door jou verwachte wijzigingen doorvoert. De wijzigingen op gebied van omzet en van kosten.
Vervolgens maak je de financiële doelen klein en daarmee bestuurbaar. Je knipt het jaarplan op in periodes die voor jou handig zijn (bijvoorbeeld weken of maanden), zodat je weet wat je iedere periode moet realiseren om je doelen te behalen. Tip: Maak hierbij ook werkzaamheden inzichtelijk die daarvoor concreet moeten worden gedaan.
B. Monitoren van het jaarplan
Periodiek ga je de werkelijk gerealiseerde resultaten vergelijken met het jaarplan. Vervolgens analyseer je de verschillen en stuur je bij om de gewenste doelen te kunnen realiseren. Het kan ook zijn dat je doelen en/of het plan gedurende het jaar aangepast moet worden vanwege gewijzigde omstandigheden. Dat is niet erg. Doe dat niet te snel, maar blijf wél open, flexibel en realistisch.
Welk format je hiervoor gebruikt kan per onderneming verschillen. De methode die ik hiervoor gebruik is het ManagementKompasSysteem®. Deze geeft per week je doel en je gerealiseerde resultaten weer, waarbij bijvoorbeeld ook rekening wordt gehouden met seizoenspatroon. Als je hierover meer informatie wilt kun je me contacten.
-2- Actie-/verbeterplan
A. Opstellen van het actie-/verbeterplan
Tip is om het actie-/verbeterplan als een project aan te vliegen met een kop en een staart. Het doel van het project moet duidelijk zijn. En je moet gefundeerd kiezen welke plannen je überhaupt uit wilt voeren en in welke volgorde. Je kunt daarvoor de volgende aanpak hanteren:
- Bepaal wie je stakeholders zijn en wie je bij dit verbeterproces wilt betrekken. Samen kom je vaak verder dan alleen. Niet in het minste omdat medewerkers die al vroeg betrokken zijn bij veranderingen ook gemotiveerd zijn deze te laten slagen.
- Breng structuur aan in de ideeën. Welke (hoofd- en sub-) doelen heb je en welke plannen vallen onder welk doel. Beoordeel of de plannen die niet onder een doel vallen wel relevant zijn. De irrelevante plannen laat je vervallen.
- Prioriteer de plannen. Zet hiervoor de benodigde resources (kosten/tijd) die het uitvoeren van een plan kost af tegen de impact die het plan maakt.
- Zorg dat de plannen SMART zijn (specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdspecifiek). Indien nodig knip je een plan op in kleinere taken, zodat je goed overzicht houdt.
Vervolgens maak je hiervan een overzichtelijk actie-/verbeterplan. Een format waar ik altijd heel blij van word is de Gantt chart. Hiermee kun je in één oogopslag je doelen, acties, de actiehouder en de doorlooptijd en de status laten zien.
B. Monitoren actie-/verbeterplan
Zorg voor een goede structuur. Denk aan periodieke bijeenkomsten met een vaste agenda en duidelijkheid over ieders rol en verantwoordelijkheden. Leg steeds vast (bijvoorbeeld in een Gantt chart) wie welke actie uitvoert, wanneer de actie gereed moet zijn en wat de huidige status is. Op deze wijze is de status van het project steeds goed in beeld en is het eenvoudig om de juiste mensen aan te spreken op hun verantwoordelijkheden.
Óók als je dit plan in je eentje uitvoert is het verstandig een vaste structuur te gebruiken. Een goede structuur maakt de kans dat je de activiteiten ook daadwerkelijk uitvoert het grootst.
Het kan helpen om een coach of sparringpartner te hebben die je scherp houdt op (de uitvoering van) je plannen. Dit kan iemand in je eigen omgeving zijn, of iemand die je inhuurt.
Afsluiting
Heel veel succes bij het doorvoeren van verbeteringen in je onderneming! Wanneer je deze blog interessant vond en/of wel wat coaching of advies kunt gebruiken, hoor ik graag van je!
Deze blog is de 4e in een serie van 4 blogs die jou als ondernemer helpen je winst te verhogen.
Winst verhogen – 4 Stappen in 4 blogs
Zoals we allemaal weten is winst het verschil tussen de omzet en de kosten. Logischerwijs moet je dus je omzet verhogen en/of je kosten verlagen om je winst te verhogen. Maar hoe pak je dit aan?
Je kunt daarvoor de volgende 4 stappen gebruiken.
- (Financieel) inzicht in de huidige situatie verkrijgen
- Omzetverhoging realiseren
- Kostenbesparingen realiseren
- Plan van Aanpak opstellen en implementeren
Winst verhogen – Financieel inzicht in je onderneming krijgen – AHAA Advies
[…] Plan van Aanpak opstellen en implementeren […]